PROCEDURA ZGŁOSZEŃ WEWNĘTRZNYCH

Stowarzyszenie Otwarte Klatki

Wprowadzenie

W związku z wejściem w życie Ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów wprowadziliśmy w Stowarzyszeniu procedurę zgłoszeń wewnętrznych, czyli dokument określający m.in.: zasady dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i ich rozpatrywania oraz osoby uprawnione do przyjmowania zgłoszeń i podejmowania działań następczych.

PROCEDURA ZGŁOSZEŃ WEWNĘTRZNYCH

w Stowarzyszeniu ,,Otwarte Klatki”

na podstawie Ustawy o ochronie sygnalistów z dnia 14 czerwca 2024 roku

§1 DEFINICJE

Przez użyte w procedurze określenia rozumie się:

1. pracodawca/Stowarzyszenie – Stowarzyszenie ,,Otwarte Klatki” reprezentowane przez jego organy statutowe oraz powołane w ramach Stowarzyszenia zespoły;
2. koordynator ds. obsługi zgłoszeń – osoba odpowiedzialna za przyjmowanie zgłoszeń, podejmowanie działań następczych, włączając w to weryfikację zgłoszenia i dalszą komunikację ze zgłaszającym, w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie zgłaszającemu informacji zwrotnej oraz nadzór nad całym procesem zgłoszeniowym i działaniem następczym;
3. pracownik – osoba pozostająca w stosunku pracy w rozumieniu przepisu art. 22 § 1 Kodeksu pracy;
4. współpracownik – osoba świadcząca usługi na rzecz pracodawcy na podstawie umowy cywilnoprawnej;
5. zgłaszający – osoba fizyczna dokonująca zgłoszenia naruszenia przy wykorzystaniu kanałów zgłoszeniowych określonych w niniejszej procedurze;
6. osoba pomagająca w dokonaniu zgłoszenia – osoba fizyczna, która pomaga sygnaliście w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym w kontekście związanym z pracą i której pomoc nie powinna zostać ujawniona;
7. osoba powiązana z sygnalistą – osoba fizyczna, która może doświadczyć działań odwetowych, w tym współpracownik lub osoba najbliższa sygnalisty w rozumieniu art. 115 § 11 ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. – Kodeks karny (Dz. U. z 2024 r. poz. 17);
8. osoba, której dotyczy zgłoszenie – osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną, wskazana w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym jako osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, lub jako osoba, z którą osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, jest powiązana;
9. sygnalista – każdy zgłaszający, chyba że wstępna analiza zgłoszenia daje podstawy do przyjęcia, iż zgłaszający w sposób oczywisty działał w złej wierze;
10. kontekst związany z pracą – przeszłe, obecne lub przyszłe działania związane z wykonywaniem pracy na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w Stowarzyszeniu lub na rzecz Stowarzyszenia, w ramach których uzyskano informację o naruszeniu prawa oraz istnieje możliwość doświadczenia działań odwetowych;
11. procedura – niniejsza procedura zgłaszania naruszeń;
12. naruszenie – stan faktyczny będący następstwem działania lub zaniechania świadczący o możliwości wystąpienia zdarzeń naruszających lub mogących naruszać powszechnie obowiązujące przepisy prawa czy przepisy wewnętrzne; jest to również każde działanie czy zaniedbanie, które stanowi lub może stanowić działanie nielegalne lub nieetyczne;
13. zgłoszenie naruszenia/zgłoszenie – przekazanie w trybie określonym w niniejszej procedurze przez osobę uprawnioną do dokonania zgłoszenia informacji mogących świadczyć o naruszeniu;
14. informacja o naruszeniu prawa – informacja, w tym uzasadnione podejrzenie dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w Stowarzyszeniu, w którym sygnalista uczestniczył w procesie rekrutacji lub innych negocjacji poprzedzających zawarcie umowy, pracuje lub pracował, lub w innym podmiocie prawnym, z którym sygnalista utrzymuje lub utrzymywał kontakt w kontekście związanym z pracą, lub informację dotyczącą próby ukrycia takiego naruszenia prawa;
15. rejestr zgłoszeń wewnętrznych/rejestr – rejestr prowadzony w związku z dokonywanymi zgłoszeniami;
16. wstępna analiza zgłoszenia – weryfikacja treści zgłoszenia pod kątem istnienia podstaw do jego rozpoznania w toku postępowania wyjaśniającego oraz przyznania zgłaszającemu statusu sygnalisty, w ramach której koordynator ds. obsługi zgłoszeń ma prawo wystąpić do zgłaszającego z prośbą o uzupełnienie w wyznaczonym terminie danych zawartych w zgłoszeniu naruszenia;
17. komisja wyjaśniająca/komisja – wewnętrzny zespół wyjaśniający wskazany przez koordynatora ds. obsługi zgłoszeń do kompleksowego wyjaśnienia okoliczności opisanych w zgłoszeniu naruszenia;
18. działanie następcze – działanie podjęte przez pracodawcę lub organ publiczny w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia, w szczególności przez postępowanie wyjaśniające, wszczęcie kontroli lub postępowania administracyjnego, wniesienie oskarżenia, działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcie procedury;
19. informacja zwrotna – przekazana zgłaszającemu informacja na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań;
20. działanie odwetowe – bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie w kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane zgłoszeniem lub ujawnieniem publicznym i które narusza lub może naruszyć prawa sygnalisty lub wyrządza lub może wyrządzić nieuzasadnioną szkodę sygnaliście, w tym bezpodstawne inicjowanie postępowań przeciwko sygnaliście;
21. zgłoszenie wewnętrzne – ustne lub pisemne przekazanie informacji o naruszeniu prawa wewnątrz Stowarzyszenia ,,Otwarte Klatki” zgodnie z niniejszą procedurą za pomocą wewnętrznych kanałów komunikacji;
22. zgłoszenie zewnętrzne – ustne lub pisemne przekazanie Rzecznikowi Praw Obywatelskich albo organowi publicznemu informacji o naruszeniu prawa;
23. ujawnienie publiczne – podanie informacji o naruszeniu prawa do wiadomości publicznej;
24. organ publiczny – naczelne i centralne organy administracji rządowej, terenowe organy administracji rządowej, organy jednostek samorządu terytorialnego, inne organy państwowe oraz inne podmioty wykonujące z mocy prawa zadania z zakresu administracji publicznej, właściwe do podejmowania działań następczych w dziedzinach wskazanych w § 3 ust. 1.

§2 POSTANOWIENIA OGÓLNE

1. Podstawowym celem niniejszej procedury jest zapobieganie naruszeniom i utworzenie systemu informowania o naruszeniach w Stowarzyszeniu poprzez stworzenie bezpiecznych kanałów zgłoszeniowych zapobiegających podejmowaniu jakichkolwiek działań odwetowych wobec sygnalisty.
2. Procedura określa w szczególności:
   1. zakres naruszeń objętych procedurą;
   2. osoby uprawnione do dokonania zgłoszenia;
   3. zasady dokonywania zgłoszeń wewnętrznych przez osoby uprawnione do dokonania zgłoszenia;
   4. informację na temat dokonywania zgłoszeń zewnętrznych;
   5. osoby uprawnione do przyjmowania zgłoszeń i podejmowania działań następczych oraz kontaktu z sygnalistami;
   6. zasady rozpatrywania zgłoszeń wewnętrznych oraz podejmowania działań następczych, a także kontaktu z sygnalistami
   7. tryb postępowania z informacjami o naruszeniach prawa zgłoszonymi anonimowo;
   8. zasady zachowania poufności, w szczególności zasady zachowania w tajemnicy tożsamości osób dokonujących zgłoszeń.

§3 ZAKRES

1. Procedura i jej postanowienia mają zastosowanie do zgłoszeń naruszeń prawa, jakimi są działania lub zaniechania niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa dotyczące zakresu:
   1. korupcji;
   2. usług, produktów i rynków finansowych;
   3. przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
   4. ochrony środowiska;
   5. zdrowia i dobrostanu zwierząt;
   6. ochrony konsumentów;
   7. ochrony prywatności i danych osobowych;
   8. bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
   9. interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
   10. konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w punktach powyżej.
2. W przypadku zgłoszenia dotyczącego podejrzenia popełnienia przestępstwa prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu koordynator ds. obsługi zgłoszeń zawiadamia Analityka AML wyznaczonego zgodnie z Procedurą Stowarzyszenia „Otwarte Klatki” w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, dbając jednocześnie o zachowanie anonimowości sygnalisty. W takiej sytuacji ochrona sygnalisty nie może być węższa niż przewidziana niniejszą procedurą.
3. Osoby uprawnione do dokonania zgłoszenia to w szczególności:
   1. pracownicy i współpracownicy Stowarzyszenia;
   2. byli pracownicy i współpracownicy Stowarzyszenia;
   3. wolontariusze, stażyści, praktykanci Stowarzyszenia;
   4. kandydaci do zatrudnienia (jeśli informacje dotyczące naruszenia pozyskali w trakcie procesu rekrutacji lub innych procesów poprzedzających nawiązanie stosunku pracy).
4. Przez naruszenia należy w szczególności rozumieć posiadane przez osoby uprawnione do dokonania zgłoszenia informacje mogące świadczyć o:
   1. podejrzeniu przygotowania, usiłowania lub popełnienia czynu zabronionego;
   2. niedopełnieniu obowiązków lub nadużyciu uprawnień;
   3. niezachowaniu należytej staranności wymaganej w danych okolicznościach;
   4. naruszeniu w działalności Stowarzyszenia, które mogłoby prowadzić do popełnienia czynu zabronionego lub wyrządzenia szkody.

§4 KOORDYNATORZY DS. OBSŁUGI ZGŁOSZEŃ

1. Koordynatorami ds. obsługi zgłoszeń, czyli osobami odpowiedzialnymi za przyjmowanie zgłoszeń, podejmowanie działań następczych, włączając w to weryfikację zgłoszenia i dalszą komunikację z sygnalistami, w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie sygnalistom informacji zwrotnych oraz nadzór nad całym procesem zgłoszeniowym i działaniem następczym w Stowarzyszeniu mogą być wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie Stowarzyszenia. Osobami tymi są Agnieszka Żurowska i Gabriela Jadłowska.
2. Osoby, co do których z treści zgłoszenia naruszenia wynika, że mogą być w jakikolwiek sposób negatywnie zaangażowane w działanie lub zaniechanie stanowiące naruszenie nie mogą analizować takiego zgłoszenia.
3. Koordynatorzy są zobowiązani do zachowania tajemnicy w zakresie informacji i danych osobowych, które uzyskali w ramach przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń wewnętrznych oraz podejmowania działań następczych. Dotyczy to także okresu po ustaniu stosunku pracy lub innego stosunku prawnego, w ramach którego wykonywali tę pracę.

§5 SYGNALISTA

1. Zgodnie z zasadą dobrej wiary każda osoba uprawniona do dokonania zgłoszenia powinna zgłosić naruszenie jeśli istnieją po jej stronie uzasadnione podstawy, by sądzić, że przekazywane informacje są prawdziwe.
2. Status sygnalisty uzyskuje każdy zgłaszający, chyba że wstępna analiza zgłoszenia daje podstawy do przyjęcia, iż zgłaszający w sposób oczywisty działał w złej wierze (domniemanie dobrej wiary). W złej wierze pozostaje zgłaszający, który działa w celu sprzecznym z prawem lub zasadami współżycia społecznego.
3. Decyzję o ewentualnej odmowie nadania statusu sygnalisty z powodu działania w złej wierze podejmuje koordynator ds. obsługi zgłoszeń.
4. Jeśli zgłaszający nie dokonał zgłoszenia anonimowo, koordynator ds. obsługi zgłoszeń potwierdza przyjęcie zgłoszenia w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania. 
5. Jeżeli w toku działań następczych okaże się, że zgłaszający, który uprzednio otrzymał status sygnalisty, działał w złej wierze, to zostaje on pozbawiony ochrony przewidzianej dla sygnalisty.

§6 ZGŁASZANIE NARUSZENIA

1. Zgłoszenia naruszenia wewnętrznego mogą być przekazywane:
   1. za pomocą dedykowanego formularza do zgłaszania naruszeń dostępnego pod adresem: https://forms.gle/kNeogvu3tHQM2i6i8;
   2. podczas wideokonferencji na platformie typu Zoom lub podobnej (po uprzedniej informacji od osoby chcącej dokonać zgłoszenia i umówieniu się na spotkanie);
   3. osobiście u koordynatora ds. obsługi zgłoszeń (po uprzedniej informacji od osoby chcącej dokonać zgłoszenia i umówieniu się na spotkanie);
   4. telefonicznie u koordynatora ds. obsługi zgłoszeń pod numerami telefonu:
      1. Agnieszka Żurowska +48 500 654 080;
      2. Gabriela Jadłowska +48 883 858 822.
2. Zgłoszenie naruszenia powinno zawierać jasne i wyczerpujące wyjaśnienie przedmiotu zgłoszenia oraz powinno zawierać przynajmniej następujące informacje:
   1. datę oraz miejsce zaistnienia naruszenia lub datę i miejsce pozyskania informacji o naruszeniu;
   2. opis konkretnej sytuacji lub okoliczności stwarzających możliwość wystąpienia naruszenia;
   3. wskazanie podmiotu, którego dotyczy zgłoszenie naruszenia;
   4. wskazanie ewentualnych świadków naruszenia;
   5. wskazanie wszystkich dowodów i informacji, jakimi dysponuje zgłaszający, które mogą okazać się pomocne w procesie rozpatrywania naruszenia.
3. Zgłaszający ma prawo dokonać zgłoszenia ustnego podczas bezpośredniego spotkania, które powinno zostać zorganizowane w miejscu pracy koordynatora ds. obsługi zgłoszeń w terminie 14 dni od wpływu wniosku zgłaszającego.
4. Zgłaszający ma prawo dokonać zgłoszenia ustnego podczas wideokonferencji na platformie typu Zoom lub podobnej. Wideokonferencja powinno zostać zorganizowana w terminie 14 dni od wpływu wniosku zgłaszającego.
5. Za zgodą zgłaszającego dokonuje się nagrania zgłoszenia mającego miejsce podczas spotkania, telefonicznie lub za pośrednictwem wideokonferencji, z którego następnie koordynator ds. obsługi zgłoszeń sporządza protokół. Zgłaszający ma prawo zweryfikować protokół przed jego zatwierdzeniem. 
6. W przypadku gdy oferowane narzędzie nie ma funkcji nagrywania, koordynator ds. obsługi zgłoszeń dokumentuje dokładny przebieg rozmowy w formie notatki, którą zgłaszający ma prawo zweryfikować przed jej zatwierdzeniem. 

§7 ZGŁOSZENIA ANONIMOWE

1. Dopuszczalne jest anonimowe zgłoszenie naruszenia.
2. Zgłoszenia dokonane anonimowo również podlegają wpisowi do rejestru. W przypadku pozostawienia anonimowego zgłoszenia bez biegu, koordynator ds. obsługi zgłoszeń ma obowiązek wskazania przyczyn uzasadniających taką decyzję.
3. Jeżeli w toku rozpatrywania zgłoszenia anonimowego zostanie ustalona tożsamość zgłaszającego koordynator ds. obsługi zgłoszeń niezwłocznie nadaje mu status sygnalisty (chyba że wstępna analiza zgłoszenia daje podstawy do przyjęcia, iż zgłaszający w sposób oczywisty działał w złej wierze).

§8 FAŁSZYWE ZGŁOSZENIA

1. Zgłoszenie naruszenia może być dokonane wyłącznie w dobrej wierze.
2. Zakazuje się świadomego składania fałszywych zgłoszeń naruszeń.
3. W przypadku ustalenia w wyniku wstępnej analizy zgłoszenia albo w toku działań następczych, iż w zgłoszeniu naruszenia świadomie podano nieprawdę lub zatajono prawdę, zgłaszający będący pracownikiem, może zostać pociągnięty do odpowiedzialności porządkowej określonej w przepisach Kodeksu Pracy. Zachowanie takie może być również zakwalifikowane jako ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych i jako takie może skutkować rozwiązaniem umowy o pracę bez wypowiedzenia.
4. W przypadku zgłaszającego świadczącego na rzecz Stowarzyszenia usługi lub dostarczającego towary na podstawie umowy cywilnoprawnej, ustalenie dokonania fałszywego zgłoszenia naruszenia skutkować może rozwiązaniem umowy i zakończeniem współpracy pomiędzy stronami.
5. Zgłaszający dokonujący zgłoszenia lub ujawnienia publicznego wiedząc, że do naruszenia prawa nie doszło, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.
6. Niezależnie od skutków wskazanych powyżej, zgłaszający świadomie dokonujący fałszywego zgłoszenia naruszenia może zostać pociągnięty do odpowiedzialności odszkodowawczej lub zadośćuczynienia za naruszenie dóbr osobistych.

§9 DZIAŁANIE NASTĘPCZE 

1. Dostęp do kanału zgłaszania naruszeń posiadają tylko koordynatorzy ds. obsługi zgłoszeń.
2. Po wpłynięciu zgłoszenia naruszenia koordynator ds. obsługi zgłoszeń niezwłocznie dokonuje wstępnej analizy zgłoszenia.
3. Koordynator ds. obsługi zgłoszeń ma obowiązek poinformować zgłaszającego o przyjęciu zgłoszenia oraz ewentualnej odmowie nadania statusu sygnalisty w terminie 7 dni od dnia otrzymania zgłoszenia.
4. Jeżeli zgłoszenie nadaje się do rozpoznania koordynator ds. obsługi zgłoszeń wszczyna działanie następcze, w ramach którego niezwłocznie powołuje do rozpatrywania danej sprawy komisję wyjaśniającą składającą się z trzech osób zapewniających bezstronność oraz w miarę możliwości posiadających wiedzę merytoryczną i praktyczną w zakresie naruszenia, którego dotyczy zgłoszenie.
5. Nadzór nad postępowaniem wyjaśniającym prowadzonym przez komisję wyjaśniającą sprawuje koordynator ds. obsługi zgłoszeń.
6. Z przeprowadzonego postępowania wyjaśniającego komisja sporządza raport, który obejmuje rekomendacje komisji w zakresie załatwienia sprawy oraz ewentualne konsekwencje w stosunku do sprawcy/sprawców naruszenia albo sugerowane konsekwencje dla zgłaszającego, który dokonał świadomie fałszywego zgłoszenia (co do których decyzję podejmuje pracodawca). 
7. Koordynator ds. obsługi zgłoszeń ma obowiązek przekazać sygnaliście informację zwrotną zawierającą sposób rozwiązania sprawy w terminie maksymalnie 3 miesięcy od od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego, poza przypadkami, w których zgłoszenia dokonano anonimowo.

§10 OCHRONA SYGNALISTY

1. Jeżeli praca sygnalisty była, jest lub ma być świadczona na podstawie stosunku pracy, wobec sygnalisty nie mogą być podejmowane działania odwetowe, polegające w szczególności na:
   1. odmowie nawiązania stosunku pracy;
   2. wypowiedzeniu lub rozwiązaniu bez wypowiedzenia stosunku pracy;
   3. niezawarciu umowy o pracę na czas określony lub umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na okres próbny, niezawarciu kolejnej umowy o pracę na czas określony lub niezawarciu umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na czas określony – w przypadku gdy sygnalista miał uzasadnione oczekiwanie, że zostanie z nim zawarta taka umowa;
   4. obniżeniu wysokości wynagrodzenia za pracę;
   5. wstrzymaniu awansu albo pominięciu przy awansowaniu;
   6. pominięciu przy przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń związanych z pracą lub obniżeniu wysokości tych świadczeń;
   7. przeniesieniu na niższe stanowisko pracy;
   8. zawieszeniu w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych;
   9. przekazaniu innemu pracownikowi dotychczasowych obowiązków sygnalisty;
   10. niekorzystnej zmianie miejsca wykonywania pracy lub rozkładu czasu pracy;
   11. negatywnej ocenie wyników pracy lub negatywnej opinii o pracy;
   12. nałożeniu lub zastosowaniu środka dyscyplinarnego, w tym kary finansowej, lub środka o podobnym charakterze;
   13. przymusie, zastraszaniu lub wykluczeniu;
   14. mobbingu;
   15. dyskryminacji;
   16. niekorzystnym lub niesprawiedliwym traktowaniu;
   17. wstrzymaniu udziału lub pominięciu przy typowaniu do udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe;
   18. nieuzasadnionym skierowaniu na badania lekarskie, w tym badania psychiatryczne, chyba że przepisy odrębne przewidują możliwość skierowania pracownika na takie badania;
   19. działaniu zmierzającym do utrudnienia znalezienia w przyszłości pracy w danym sektorze lub w danej branży na podstawie nieformalnego lub formalnego porozumienia sektorowego lub branżowego;
   20. spowodowaniu straty finansowej, w tym gospodarczej, lub utraty dochodu;
   21. wyrządzeniu innej szkody niematerialnej, w tym naruszeniu dóbr osobistych, w szczególności dobrego imienia sygnalisty.
2. Jeżeli praca lub usługi sygnalisty były, są lub mają być świadczone na podstawie innego niż stosunek pracy stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji, §10 ust. 1 stosuje się odpowiednio, o ile charakter świadczonej pracy lub usług lub pełnionej funkcji nie wyklucza zastosowania wobec sygnalisty takiego działania.
3. Jeżeli praca lub usługi sygnalisty były, są lub mają być świadczone na podstawie innego niż stosunek pracy stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji, dokonanie zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nie może stanowić podstawy działań odwetowych ani próby lub groźby zastosowania działań odwetowych, obejmujących w szczególności wypowiedzenie umowy, której stroną jest sygnalista, w szczególności dotyczącej sprzedaży lub dostawy towarów lub świadczenia usług, odstąpienie od takiej umowy lub rozwiązanie jej bez wypowiedzenia.

§11 OCHRONA DANYCH SYGNALISTY

1. Dane osobowe sygnalisty powinny pozostać poufne i nie mogą być ujawniane w toku działań następczych stronom i uczestnikom tych działań bez wyraźnej zgody sygnalisty.
2. Sygnalista nie staje się uczestnikiem ani stroną postępowania w sprawie toczącej się na skutek otrzymanego od niego zgłoszenia.
3. Danych sygnalisty nie ujawnia się w dokumentacji związanej z działaniami następczymi dostępnej dla osób innych niż koordynatorzy ds. obsługi zgłoszeń.
4. Podczas działań następczych koordynator ds. obsługi zgłoszeń posługuje się numerem zgłoszenia, pod którym zostało zarejestrowane w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych, bez ujawniania danych sygnalisty.

§12 REJESTR ZGŁOSZEŃ WEWNĘTRZNYCH

1. Każdorazowo zgłoszenie naruszenia zostaje wpisane do rejestru zgłoszeń wewnętrznych, niezależnie od dalszego przebiegu postępowania wyjaśniającego.
2. Za prowadzenie rejestru zgłoszeń wewnętrznych w Stowarzyszeniu odpowiadają koordynatorzy ds. obsługi zgłoszeń.
3. Rejestr zgłoszeń wewnętrznych obejmuje:
   1. numer zgłoszenia;
   2. przedmiot naruszenia prawa;
   3. dane osobowe sygnalisty(chyba że zgłoszenie miało charakter anonimowy) oraz osoby lub osób, których dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób;
   4. dane kontaktowe sygnalisty (chyba że zgłoszenie miało charakter anonimowy);
   5. datę dokonania zgłoszenia;
   6. informację o podjętych działaniach następczych;
   7. datę zakończenia sprawy.
4. Poza prowadzeniem rejestru, koordynatorzy ds. obsługi zgłoszeń, przy zachowaniu zasad poufności, są zobowiązani do przechowywania wszelkich dowodów, dokumentów i informacji zebranych w toku analizy oraz informacji dotyczących rozpatrzenia zgłoszenia przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.

§13 ZGŁOSZENIA ZEWNĘTRZNE

1. Zgłaszający może dokonać zgłoszenia zewnętrznego bez uprzedniego dokonania zgłoszenia wewnętrznego.
2. Zgłoszenie zewnętrzne jest przyjmowane przez Rzecznika Praw Obywatelskich albo organ publiczny.
3. Organem centralnym jest Rzecznik Praw Obywatelskich. Na stronie RPO (https://bip.brpo.gov.pl/) znajdują się szczegółowe informacje dotyczące zgłoszenia zewnętrznego. 

§14 POSTANOWIENIA KOŃCOWE

1. Niniejszą procedurę wprowadza się na czas nieokreślony.
2. Procedura wchodzi w życie po upływie 7 dni od dnia podania jej do wiadomości osób wykonujących pracę w sposób przyjęty w podmiocie prawnym, co nastąpi w formie udostępnienia treści procedury w wewnętrznej bazie danych pracodawcy (w aplikacji Notion) i poinformowania o tym pracowników za pomocą wewnętrznego narzędzia komunikacyjnego.
3. Procedura może być zmieniona lub uzupełniona w takim samym trybie, w jakim została ustanowiona.
4. W kwestiach nieuregulowanych w niniejszej Procedurze lub w przypadku sprzeczności jej zapisów z Ustawą o ochronie sygnalistów z dnia 14 czerwca 2024 r. (Dz.U.2024.928 z dnia 2024.06.24) zastosowanie mają zapisy tej ustawy.