Skuteczność jest dla nas jedną z kluczowych wartości, stojącą u podstaw Otwartych Klatek. Przejawia się ona nie tylko w tym nad jakimi problemami pracujemy, ale także w jaki sposób działamy na co dzień. Korzystamy z wielu rozwiązań, które pozwalają nam coraz mądrzej, szybciej i skuteczniej realizować cele. Z tego artykułu dowiesz się jakie narzędzia i metody pozwalają nam pracować efektywnie na rzecz zwierząt.
Efektywność działania jako nasz priorytet
Hodowla przemysłowa generuje ogromne cierpienie miliardów czujących istot. Celem naszej organizacji jest zmiana tego i stworzenie świata wolnego od cierpienia zwierząt. Niestety, osiągnięcie tak dużej zmiany nie jest łatwe, szczególnie kiedy większość produktów odzwierzęcych w sklepach pochodzi z ferm przemysłowych.
Jako organizacja pozarządowa dysponujemy bardzo ograniczonymi środkami, a problem, który staramy się rozwiązać jest ogromny. Z tego powodu skuteczność działania jest dla nas priorytetowa. Dbamy o to, by każda złotówka przekazana na nasze działania miała realny wpływ na los zwierząt.
Nasza efektywność działania została doceniona przez Animal Charity Evaluators – już od kilku lat znajdujemy się w wyznaczonej przez nich czołówce najskuteczniejszych organizacji prozwierzęcych na świecie.
Jak udało nam się to osiągnąć? Już na etapie planowania kampanii zastanawiamy się jakie działania przyniosą najwięcej dobra. Bierzemy pod uwagę takie czynniki jak liczba cierpiących zwierząt, ilość podejmowanych działań pomocowych przez inne organizacje czy rodzaj zmiany do której dążymy. O naszej skuteczności nie stanowi jednak tylko to nad czym pracujemy, ale także to jak pracujemy. Przez lata działania wypracowaliśmy wiele rozwiązań, które pozwalają nam działać jak najefektywniej. Wiele z nich zostało zapożyczonych ze świata biznesu – staramy uczyć się od odnoszących sukcesy firm. Oto kilka filarów budujących naszą kulturę pracy.
ZOBACZ TAKŻE: Dzień z pracy w Otwartych Klatkach
Dlaczego pracujemy w 100% zdalnie?
Od początku istnienia nasza organizacja działa w stu procentach zdalnie. To, co dla wielu organizacji zmieniło się podczas pandemii COVID, dla nas było normą. Wynika to z wielu plusów takiego trybu pracy, które mają bezpośrednie przełożenie na naszą skuteczność.
Dzięki pracy zdalnej w nasze działanie mogą zaangażować się osoby z całej Polski. Nasi pracownicy rozsiani są po całym kraju, dzięki czemu nie ograniczamy puli osób, które możemy zatrudnić. Mamy pewność, że zatrudniamy najlepsze osoby na dane stanowisko, a nie osoby, które mieszkają w zasięgu naszej lokalizacji. Dodatkowo, oszczędzamy czas spędzony na dojazdach oraz pieniądze, które musiałyby być przeznaczone na wynajem biura.
Ważnym elementem naszej organizacji pracy są elastyczne godziny. Jest to niezbędne, by móc dopasować się godzinowo do osób niezatrudnionych, ale pozwala także pracownikom realizować zadania, wtedy, kiedy działa im się najlepiej. Każda osoba zatrudniona sama decyduje w jakich godzinach pracuje, dzięki czemu może wybrać najbardziej optymalne dla siebie godziny pracy. Sprzyja to produktywności i pozwala na jak najlepsze wykorzystanie czasu.
Trudnością pracy zdalnej jest brak regularnego kontaktu z innymi osobami. Wybierając taki tryb pracy należy mieć to na uwadze i wprowadzić rozwiązania pozwalające na zachowanie kontaktu z innymi oraz bycie na bieżąco z projektami. Z tego powodu
- wykorzystujemy Slacka jako podstawowe narzędzie do codziennej komunikacji i utrzymywaniu kontaktu z innymi,
- jako formę komunikacji i budowania relacji wykorzystujemy spotkania online z kamerą – zarówno w zespołach, jak i 1:1,
- postęp pracy powinien być odzwierciedlony w aktualizacjach na Clickupie – narzędziu do zarządzania pracą. Ich rolą jest to, by mimo działania zdalnego, każdy mógł być na bieżąco z ważnymi informacjami.
Przy pracy zdalnej ważna jest właściwa organizacja dnia pracy. Z tego powodu w ciągu dnia i tygodnia każdy z nas stara się wydzielać czas na tzw. pracę głęboką – własną pracę nad bardziej wymagającymi zadaniami, podczas której staramy się wyciszać powiadomienia, by nie rozpraszać się i skupiamy się na wybranym zadaniu.
Dzięki wymienionym sposobom działania udaje nam się możliwie efektywnie wykorzystywać czas poświęcany na pracę dla zwierząt.
Jak planujemy i organizujemy pracę?
Jedną z podstaw skutecznego działania, szczególnie w długiej perspektywie, jest dobre planowanie.
W Otwartych Klatkach planujemy działania w perspektywie rocznej. Z początku każdego roku tworzymy roadmapę, czyli plan zadań, nad którymi będziemy pracować przez najbliższe 12 miesięcy. Plan roczny podzielony jest na poszczególne kwartały.
Podstawowym miejscem do organizacji naszych planów jest ClickUp. To narzędzie do zarządzania projektami, do którego nanosimy wszystkie zaplanowane działania. Każde zadanie, nad którym pracujemy, znajduje się w ClickUpie. Ma także wyznaczony czas rozpoczęcia i zakończenia oraz właściciela/kę zadania, co sprawia, że w jednym narzędziu możemy mieć wgląd w pracę całej organizacji.
By dobrze planować, pomocna jest informacja na temat tego ile czasu do tej pory zajmowały poszczególne zadania czy projekty. By zbierać te informacje, korzystamy z Toggl Tracka – narzędzia do mierzenia czasu poświęcanego na pracę. Zebrane informacje lądują w Toggl Planie – pokrewnym narzędziu, umożliwiającym zbieranie informacji o zrealizowanych zadaniach i czasie poświęconym na nie. Dzięki połączeniu tych narzędzi z ClickUpem, jesteśmy w stanie planować działania, trafniej szacując ile czasu one pochłoną.
Dużą część naszej pracy stanowią powtarzalne zadania, takie jak kontaktowanie się z firmami i politykami, działania mediowe, reklamowe i social mediowe, pisanie tekstów czy księgowość. Dzięki opcji zadań cyklicznych regularne zadania nie umykają nam i także są brane pod uwagę przy planowaniu.
Podstawową formą naszej pracy jest działanie w zespole, jednak często zadania z różnych zespołów są wzajemnie powiązane. Dzięki pracy w Clickupie, gdzie całość pracy widoczna jest dla wszystkich w organizacji, a zadania mogą być połączone ze sobą zależnościami, prościej jest się odnaleźć w działaniach tak dużej organizacji i uniknąć dublowania pracy.
Jak dbamy o szybkość działania?
Dobre planowanie jest bardzo ważne, jednak należy uważać na to, by nie spowolniło ono naszych działań. W obszarze pomocy zwierzętom często sytuacja dynamicznie się zmienia i musimy reagować na bieżące wydarzenia z Polski i ze świata. Co nam w tym pomaga?
Kluczowa jest tu sprawna komunikacja. Do bieżącej komunikacji wykorzystujemy Slacka. Komunikator ten pozwala nam na bieżąco rozmawiać z aktywistami i aktywistkami z całej Polski oraz szybko reagować w obszarach, które tego wymagają.
Gdy wymagane jest błyskawiczne działanie, wyjątkowo przydatne okazują się proste narzędzia online, dzięki którym bez pomocy specjalistów jesteśmy w stanie stworzyć np. treści do social mediów. Niezastąpione są tutaj Canva i Clipchamp, pozwalające na błyskawiczne tworzenie grafik i filmów.
Kluczowa jest dla nas także elastyczność, dlatego nasze plany roczne regularnie są aktualizowane. Na cotygodniowych spotkaniach przeglądamy nowe propozycje zadań i dodajemy je do planów rocznych. Comiesięczny przegląd zadań na dany kwartał również pozwala nam aktualizować plany i zachować dużą elastyczność działania, przy jednoczesnym planowaniu w długiej perspektywie.
ZOBACZ TAKŻE: Jak pomagamy zwierzętom? 5 kluczowych obszarów działań
Praca zespołowa jako fundament zmiany dla zwierząt
Wiemy, że aby osiągnąć zmianę dla zwierząt, potrzebujemy pracy zespołowej. Tylko razem jesteśmy w stanie dokonać wielkich rzeczy.
Cała praca w Otwartych Klatkach odbywa się w zespołach skupionych na wybranym obszarze. Mimo tego bardzo ważna jest dla nas niezależność w działaniu i odpowiedzialność za samodzielną pracę. Mamy dużą dowolność wybierania zadań, planowania i dobierania środków do realizacji celów.
Spotkania służą nam do budowania zespołów, rozmawiania o trudnościach czy popełnionych błędach oraz do omawiania planów. Na co dzień jednak pracujemy samodzielnie i możliwie asynchronicznie – niezależnie od siebie. Każde zadanie ma tylko jedną osobę odpowiedzialną. Taki model pracy pozwala nam na szybsze działanie z jasnym podziałem zadań, co pozwala unikać rozmycia odpowiedzialności. Dzięki pracy w ClickUpie jesteśmy w stanie pogodzić samodzielną realizację zadań z transparentnością dla całego zespołu. Dobre opisanie zadań i regularne aktualizacje pozwalają całemu zespołowi rozumieć co się dzieje i być na bieżąco.
By, mimo takiego modelu pracy, zachować poczucie przynależności do grupy, stawiamy duży nacisk na integracje poprzez spotkania na żywo, stworzone w tym celu integracyjne kanały na Slacku lub spotkania online poświęcone tylko budowaniu relacji.
Jesteśmy transparentni
Kolejną z ważnych dla nas wartości jest transparentność. Staramy się wdrażać ją na każdym poziomie organizacji – od zewnętrznego, jak transparentne płace czy wydatki, przez transparentność między zespołami po transparentność w zespołach. Nie mamy nic do ukrycia i zależy nam na tym, by osoby działające z nami czy wspierające nas miały pełne zaufanie do tego co robimy. Takie podejście pozwala nam również działać skuteczniej – unikamy dublowania pracy czy informacji i w łatwy sposób możemy sprawdzić postępy w pracy poszczególnych osób.
W praktycznym wdrażaniu tej wartości pomagają nam narzędzia, z których korzystamy.
- Czas poświęcany na pracę przez osoby zatrudnione widoczny jest dla wszystkich w organizacji w Toggl Planie. Każda aktywista i aktywistka ma tam wgląd w to nad czym danego dnia pracowały osoby zatrudnione.
- Kanały na Slacku – narzędziu do komunikacji – są otwarte dla każdego. Pozwala to każdemu na dołączenie do komunikacji danego zespołu w razie potrzeby.
- Praca całej organizacji widoczna jest w ClickUpie. Każdy aktywista i aktywistka ma dostęp do obszarów innych zespołów, dzięki czemu może sprawdzić zadania czy postępy dowolnego zespołu.
Takie rozwiązania pozwalają nam nie tylko na sprawny przepływ i łatwy dostęp do informacji, ale także są odzwierciedleniem ważnej dla nas wartości.
Krytyczna ocena podejmowanych działań
Krytyczne myślenie jest dla nas kluczowe. Staramy się cały czas weryfikować skuteczność naszych działań i zastanawiać się co możemy robić lepiej. Z każdego projektu wyciągamy lekcje na przyszłość. Ważne jest, by taki sposób myślenia starać się wbudować w kulturę organizacji oraz w regularne działanie. Jak nam się to udaje?
- W codziennej pracy, szczególnie przy podejmowaniu ważnych decyzji, staramy się zebrać opinie od osób mających największą wiedzę w danym temacie, niezależnie od siebie. Nie podejmujmy decyzji pochopnie, pod presją czasu czy grupy lub na spotkaniu. Naszym celem jest zawsze rzetelne zebranie informacji, wątpliwości i podjęcie jak najlepszej decyzji w oparciu o możliwie szeroką wiedzę.
- Po zakończeniu zadania zawsze zastanawiamy się co w przyszłości mogłoby być zrobione lepiej. Z tego powodu w podsumowaniu zawsze powinna się znaleźć ocena zakończonego zadania – stworzona przez osobę odpowiedzialną za nie, ale także przez osobę koordynującą pracę zespołu.
- Na spotkaniach stałym punktem jest omówienie popełnionych błędów oraz wspólne zastanowienie się jak w przyszłości możemy działać lepiej.
Regularna ocena podejmowanych działań pozwala nam uczyć się na błędach i budować coraz lepszą organizację.
Ciągle szukamy nowych rozwiązań
Opisane wyżej narzędzia i rozwiązania dotyczące kultury pracy i organizacji pozwalają nam na skuteczne realizowanie założonych celów, które służą jednemu – stworzeniu świata wolnego od cierpienia zwierząt. Bardzo ważne jest także ciągłe rozwijanie się w tym obszarze, by upewnić się, że wykorzystujemy nasze zasoby w najlepszy możliwy sposób.
Narzędzia, których używamy
W codziennej pracy wykorzystujemy szereg narzędzi, bez których ciężko wyobrazić sobie skuteczne działanie – szczególnie w trybie zdalnym. Oto polecane przez nas narzędzia:
ClickUp – narzędzie do zarządzania pracą. To tutaj znajdują się wszystkie realizowane oraz planowane przez nas zadania. Szczególnie cenimy je za szeroki wachlarz użytecznych dla nas funkcji, dynamiczny rozwój i sprawne wsparcie dla użytkowników.
Slack – jedno z najpopularniejszych narzędzi do komunikacji tekstowej dla zespołów. Dzięki Slackowi jesteśmy w stanie sprawnie pracować zdalnie – jest dla nas wirtualnym odpowiednikiem biura
Toggl Plan – narzędzie do zarządzania projektami i czasem pracy. To w nim zbieramy informacje o czasie poświęcanym na zadania przez osoby zatrudnione. Wykorzystujemy go również jako planer.
Toggl Track – narzędzie pomagające śledzić ile spędzamy czasu nad zadaniami. Pozwala łączyć zadania w projekty, co ułatwia pomiar i weryfikacje ilości czasu poświęconego na daną aktywność.
Canva – narzędzie do tworzenia grafik w przeglądarce. Dzięki niemu każdy w organizacji w razie potrzeby może stworzyć proste grafiki, a ciągle rozwijające się funkcje umożliwiają tworzenie bardziej zaawansowanych projektów.
Clipchamp – narzędzie do tworzenia filmów w przeglądarce. Za jego pomocą nawet amatorzy są w stanie samodzielnie przygotować film do social mediów. Mimo swojej prostoty, zawiera wiele opcji dających dowolność w tworzeniu materiałów.
Jeśli zależy Ci na losie zwierząt, warto zdecydować się na wspieranie sprawdzonych i efektywnych organizacji, takich jak Otwarte Klatki.
Chcesz byc częścią zmiany dla zwierząt?